Eksport i import planu kont w Comarch ERP Optima: instrukcja ze zrzutami ekranu

Import zmienia znaczniki na kontach w całym planie kont, a Optima nie ma dla niego przycisku „cofnij”. Zanim zaczniesz, zrób kopię bezpieczeństwa bazy firmowej tak, jak robisz ją zwykle (w Optimie albo na serwerze SQL), i sprawdź, że plik kopii rzeczywiście powstał.

Kopia to jedyny sposób, żeby wrócić do stanu sprzed importu, gdyby do bazy trafił niewłaściwy plik.

Lista Plan kont pokazuje konta bieżącego okresu obrachunkowego. Przełącz się na okres, dla którego uzupełniasz znaczniki, zanim zrobisz eksport i zanim zaimportujesz wynik.

Na formularzu okresu obrachunkowego sprawdź też pole Typ ZOiS. Optima przyjmuje przy imporcie tylko znaczniki zgodne z typem ZOiS wybranym dla okresu, a po przypisaniu znaczników typu ZOiS w tym okresie nie da się już zmienić. Nasze narzędzie proponuje znaczniki ze słownika dla jednostek pozostałych, który Optima podpowiada domyślnie (Zestawienie dla jednostek pozostałych).

Otwórz Księgowość → Plan kont. W filtrze pod listą ustaw Typ kont: Wszystkie i Poziomy: Wszystkie, a następnie zaznacz Pokazuj konta słownikowe, żeby w eksporcie znalazły się także analityki kont słownikowych (na przykład kontrahentów i pracowników).

Konta nieaktywne są domyślnie ukryte. Jeśli takie konto ma w tym roku obroty albo saldo i ma trafić do JPK_KR_PD, zaznacz też Pokazuj nieaktywne.

Eksport zapisuje tylko kolumny widoczne na liście. Narzędzie potrzebuje kolumn Numer, Nazwa i Typ konta; wszystkie trzy są na liście domyślnie. Kolumna S_12_1 też jest widoczna domyślnie, a S_12_2 i S_12_3 możesz dodać prawym przyciskiem myszy na nagłówku dowolnej kolumny, opcją Wybór kolumn. Nie musisz: narzędzie samo dopisze brakujące kolumny znaczników.

Na wstążce programu kliknij strzałkę pod przyciskiem Eksport i wybierz Bieżący widok do pliku → MS Excel (xlsx) → na dysku.

Nie masz Excela? Wybierz MS Excel (xls). Według pomocy Comarch eksport do pliku .xls nie wymaga instalowania arkusza kalkulacyjnego, a nasze narzędzie czyta pliki .xls tak samo jak .xlsx.

W starszych wersjach pomocy Comarch ta sama opcja nazywa się Eksportuj bieżący widok do pliku.

Po eksporcie Optima pyta: Czy otworzyć wyeksportowany plik? Zapamiętaj, gdzie plik został zapisany. Jeśli go otworzysz, sprawdź, czy w pierwszym wierszu są nagłówki Numer, Nazwa i Typ konta i czy są w nim konta analityczne, a nie tylko syntetyczne. Nie zmieniaj nazw kolumn.

Otwórz narzędzie i przeciągnij plik na pole „Przeciągnij tutaj plik z planem kont” albo kliknij wybierz go z dysku. Plik otwiera się w Twojej przeglądarce. Zanim cokolwiek trafi do serwera, nazwy kontrahentów, nazwiska i numery identyfikujące są zakrywane; dokładną treść wysyłki zobaczysz pod Zobacz, co dokładnie wyślemy.

Kliknij Pokaż podgląd za darmo. Zobaczysz, ile kont dostanie propozycję znacznika, i przykładowe propozycje z Twojego planu. Jeśli z którąś się nie zgadzasz, kliknij „zgłoś” przy koncie.

Wpisz kod dostępu (ZN-XXXX-XXXX-XXXX) i kliknij Pobierz pełny wynik, a potem Pobierz plik wynikowy. Kodu jeszcze nie masz? Kup pakiet: kod dostaniesz od razu po płatności. Ponowne przeliczenie tego samego planu nie zużywa kredytu.

Wynik to ten sam plan kont z uzupełnionymi kolumnami S_12_1 i S_12_2, zawsze w formacie .xlsx (także gdy wgrałeś .xls). Na końcu arkusza są dwie kolumny pomocnicze: Opis znacznika (co oznacza kod) i Propozycje (warianty dla kont niejednoznacznych). Konta, które miały już znacznik, zostają bez zmian. Przejrzyj wynik przed importem: to propozycje dla księgowej, nie gotowa decyzja.

W Księgowość → Plan kont rozwiń strzałkę obok przycisku Generowanie wzorcowego planu kont (w dolnej części okna) i wybierz Aktualizacja znaczników JPK_KR_PD.

W oknie Import znaczników JPK_KR_PD z pliku kliknij przycisk z folderem przy polu Wskaż plik ze znacznikami JPK_KR_PD i wybierz plik pobrany z narzędzia. Plik musi mieć kolumny Numer i S_12_1 oraz opcjonalnie S_12_2 i S_12_3; plik z narzędzia je ma. Kolumny pomocnicze możesz zostawić.

• Tylko dopisywanie nowych (zalecamy): Optima dopisze znaczniki tylko tam, gdzie konto ich nie ma. Znaczników już przypisanych nie nadpisze, także jeśli ktoś zmienił je w Optimie po eksporcie.
• Dopisywanie nowych i aktualizacja istniejących: Optima dopisze nowe znaczniki i zaktualizuje istniejące na podstawie pliku. Wybierz tę opcję tylko wtedy, gdy świadomie poprawiłeś znaczniki w pliku i chcesz je przenieść do Optimy.

Kliknij Importuj.

W tekście pomocy Comarch opcje nazywają się „Tylko dopisanie nowych” i „Dopisanie nowych i aktualizacja istniejących”, a w samym oknie „Tylko dopisywanie nowych” i „Dopisywanie nowych i aktualizacja istniejących”. Chodzi o te same opcje. Pomoc do wersji 2025.5 wymienia jako plik importu arkusz .xlsx, pomoc do wersji 2026 arkusz .xls lub .xlsx; plik z narzędzia jest zawsze .xlsx, więc pasuje do obu.

Po zakończeniu Optima wyświetla komunikaty dla kont, na przykład Znaczniki JPK_KR_PD zostały dodane przy numerze konta. Inne komunikaty, które możesz zobaczyć:

• Taki zapis już istnieje. Znacznik nie został dodany. To normalne przy opcji „Tylko dopisywanie nowych”: konto miało już znacznik i Optima go nie ruszyła.
• … nie istnieje lub jest niezgodny ze znacznikami dla wybranego typu ZOiS. Wartość nie zostanie wypełniona. Ten kod nie pasuje do typu ZOiS okresu; zobacz najczęstsze problemy.

Na liście Plan kont pokaż kolumny S_12_1 i S_12_2 (jak w kroku 4) i przejrzyj je. Puste pole w kolumnie S_12_1 to konto bez znacznika. Znacznik S_12_1 jest obowiązkowy dla kont, które trafiają do pliku JPK_KR_PD.

Otwórz kilka kont z różnych zespołów i sprawdź zakładkę [JPK] na formularzu konta. Konta bez znacznika uzupełnij ręcznie na tej zakładce albo seryjnie: zaznacz konta na liście i wybierz Operacje seryjne → Zmień znaczniki JPK.

Przy zapisie formularza konta bez znacznika S_12_1 Optima zapyta, czy chcesz go dopisać.